Työajanseurannalla kirjaat tehdyt työt asiakkaittain ja laskutat ne. Kirjauksen voi tehdä jälkikäteen tai käynnistää ajastimen, kun työ alkaa. Työajanseuranta on Pro- ja Ultra-tason ominaisuus, ja se löytyy valikosta Työnhallinta → Työajanseuranta.


Työajanseuranta-sivu


Sivulla on kolme välilehteä:

  • Työajanseuranta: valitun aikavälin kirjaukset ja tuntien yhteismäärä. Aikavälin vaihdat oikean yläkulman kentästä, ja painikkeella Luo Excel saat listan taulukkona.
  • Laskuttamattomat kirjaukset: laskutettavaksi merkityt kirjaukset, joita ei ole vielä laskutettu.
  • Laskutetut kirjaukset: kirjaukset, jotka on jo viety laskulle tai tarjoukselle.


Näin lisäät työkirjauksen

  1. Paina Luo työkirjaus.
  2. Valitse asiakas, päivä ja tuote. Tuote voi olla mikä tahansa tuotteesi, esimerkiksi tuntityö tai työtehtävä.
  3. Anna alku- ja loppuaika. Kun tuotteen yksikkö on tunti (h), määrä lasketaan ajoista automaattisesti. Muilla yksiköillä annat määrän itse.
  4. Kirjoita kuvaus. Se tulee laskulle rivin selitteeksi.
  5. Lisää tarvittaessa tauot kohdasta Tauot.
  6. Valitse Laskutettava, jos työ laskutetaan asiakkaalta, ja paina Tallenna.


Työkirjauksen luonti


Jos haluat seurata oman yrityksesi sisäisiä tunteja, lisää oma yrityksesi asiakkaaksi ja jätä Laskutettava valitsematta.


Ajastin: aloita työ nyt

Yläpalkin kellokuvakkeesta avautuu reaaliaikainen työkirjaus. Paina Aloita, kun työ alkaa. Tauon ajaksi paina Tauko ja jatka painamalla Jatka. Kun työ on tehty, paina Lopeta: työkirjaus avautuu alku- ja loppuaika valmiina, ja lisäät siihen asiakkaan, tuotteen ja kuvauksen.


Käynnissä oleva työkirjaus


Ajastin toimii samalla tavalla Laskupisteen mobiilisovelluksessa, joten työn voi aloittaa puhelimella ja viimeistellä kirjauksen tietokoneella.

Jos ajastin unohtuu päälle, palvelu pysäyttää sen automaattisesti, kun se on ollut käynnissä yli 23 tuntia. Pysäytetty kirjaus pitää korjata ja tallentaa tai poistaa, ennen kuin sama käyttäjä voi aloittaa uuden. Käyttäjä, jolla on työajanseurannan hallintaoikeus, voi avata työntekijän automaattisesti pysäytetyn kirjauksen kohdasta Käynnissä olevat työkirjaukset ja korjata tai poistaa sen.


Näin laskutat työkirjaukset

Voit laskuttaa kirjaukset kahdella tavalla.

Työajanseurannasta: avaa Laskuttamattomat kirjaukset, valitse Taulukko → Valitse useita, valitse laskutettavat kirjaukset ja sitten Joukkotoiminnot → Luo lasku. Kirjauksia voi rajata työntekijän, asiakkaan ja tuotteen mukaan.


Laskuttamattomat kirjaukset ja joukkotoiminnot


Jos valitset usean asiakkaan kirjauksia samalle laskulle, palvelu varmistaa asian ja pyytää valitsemaan asiakkaan, jota laskutetaan.

Laskulta: luo lasku tavalliseen tapaan ja valitse laskurivien Toiminnot-valikosta Lisää työkirjauksia. Näet asiakkaan laskuttamattomat kirjaukset ja valitset niistä laskulle tulevat. Näin voit laskuttaa samalla laskulla sekä tuotteita että työtä.


Laskurivien Toiminnot-valikko


Laskutettavien työkirjausten valinta


Kun lasku on tallennettu, kirjaukset siirtyvät välilehdelle Laskutetut kirjaukset. Laskutettua kirjausta ei voi enää muokata.


Tarjous työkirjauksista

Joukkotoiminnoista voit luoda kirjauksista myös tarjouksen valinnalla Luo tarjous. Kirjaukset merkitään silloin laskutetuiksi, vaikka tarjouksesta ei tehtäisi laskua. Jos poistat tarjouksen, kirjaukset palaavat laskuttamattomiksi.


Käyttöoikeudet

Työntekijälle annetaan oikeudet kohdassa Yleiset → Omat tiedot → Käyttäjien hallinta.

  • Kirjoitusoikeus työajanseurantaan: käyttäjä näkee, lisää ja muokkaa omia kirjauksiaan.
  • Hallintaoikeus työajanseurantaan: käyttäjä näkee ja muokkaa kaikkien kirjauksia ja näkee käynnissä olevat työkirjaukset.
  • Välilehdet Laskuttamattomat kirjaukset ja Laskutetut kirjaukset näkyvät käyttäjälle, jolla on lisäksi lukuoikeus Tulot-osioon. Laskun luonti vaatii Tulot-osion kirjoitusoikeuden.

Työajanseurannan esittelyn näet myös videolta: Työajanseuranta


Herääkö sinulle lisäkysymyksiä?
Laitathan viestiä support@laskupiste.fi


– Laskupiste™ – mukana yrittäjän arjessa jo vuodesta 2011 –